예전에 어떤 분과 제안 PT(Presentation)을 같이 간 적이 있었는데, 차에 타고 가면서 대충 대충 PT 자료를 보고는 바로 PT 장소로 들어가서 PT를 했다. 다음 페이지가 어떤 페이지가 나타날지 두려울만 한데, 대충 화면 봐가면서 술렁술렁 넘어가는 PT를 했다. 그 때, 난 '아! 이런게 경륜이구낭...'하고 말았다.

그 후에 내가 PT를 할 기회가 있었다. 첫 PT였기 때문에 몇 차례의 리허설을 하고, 지적사항도 수정하는 시간을 가졌다. 그 후에 PT할 때는 한번도 리허설을 한 적이 없다. 그냥 PPT 자료가 너무 낯설지만 않겠금, 그 전날 열심히 보고만 갔다. 그리고 'PT는 머.. 이렇게 하면 되지..' 했다.

PT는 제안서 만큼이나, 아니 어쩌면 제안서 이상으로 프로젝트를 수주하는데 중요한 역할을 한다. 어떤 경우는 제안서야 그야 말로 1차 업체 선정 수단으로 사용되고 막판 승부는 PT와 견적으로 나는 것 같다. PT가 그렇게 중요함에도 불구하고, 우리(특히 나)는 너무 간과하고 있는 것이 아닐까?

PT에서 제일 중요한 것은 바로 '청중'이다. 즉, 누가 참석하느냐이다. 참석자들 각각 어떤 사람인지 사전에 분석해야 한다. 나이는 어떤지, 남자인지 여자인지, 진보적인지 보수적인지, 의사결정 권한은 어느 정도인지, 교수이면 요즘 연구는 어떤 분야인지 등등... 알면 알 수록 좋다.

얼마 전 감동의 PT 얘기를 들은 적이 있다.
물론 제안 PT는 아니었고, 영어 PT 대회였다고 한다.
우승한 팀의 전략은 참 치밀했다. 일단 거기 나온 팀들은 청중 성향의 분석은 기본이었을 것이다. 그리고 예상 질문에 대한 hard-traing을 대부분 했던 팀들이다.(불행히도 난, 아직 사전에 예상 질문을 뽑아서 연습한 적이 없는것 같다.) 우승한 팀이 우승할 수 밖에 없었던 이유는 정확한 판단력과 뛰어난 PT 전략이었다.
이 팀은 심사위원 1명마다 약 5개 씩의 예상 질문을 생각했다. 심사 위원이 4명이었으니까 총 20개의 질문을 예상하고, 각 질문에 대한 PPT sheet를 미리 1장씩 준비했다.
첫번째 심사 위원이 질문했다. 프리젠터는 단숨에 그 해답 sheet를 빔 프로젝트로 띄우고 부가 설명을 해 준다. 두번째 심사 위원에게도, 세번째 심사위원에게도, 그리고 마지막 심사위원에게도 마찬가지였다.
관중들은 어땠을까? 처음에는 '우와.. '하고 놀라는 정도로 나가다가, 나중에 그 해답 sheet가 번쩍 번쩍 뜰 때마다 우뢰와 같은 박수 소리가 터졌다고 한다. 심사 위원들도 자신들이 질문하고 답을 보며 박수를 쳤다고 한다!!!
어떻게 생각해 보면 이 팀은 일부러 질문 내용들을 실제 PT에서 숨기고 질문을 유도했을지도 모른다. 그래서 난 이 팀이 PT 전략도 뛰어났다고 생각한다. 승리할 수 밖에 없는 PT였을게다.

PT는 아무런 준비 없이 가면 운에 맡기는 수 밖에 없다. 당신의 운에 수억에서 수백억의 프로젝트가 걸려 있다. 더 이상 운에 맡기지 말자. 철저한 전략과 분석에 의한 PT 자료 제작, 인사말 멘트 제작, 맺음말 멘트 제작, 예상 질문지 작성, 수차례의 리허설, 옷차림 등... 성공적인 PT를 위한 필수 조건들이다.


출처 : 플랜 마스터 클럽
작성자 : 박재필
작성일 : 2002.04.17
공개설정 : 전체공개
-----------------------------------------------------------------------------


초보 프리젠터가 가장 잘 못하는 부분 중 하나가 프리젠테이션 시작하는 과정이다.
"안녕하세요.. 저는 OO회사의 OOO입니다. 지금부터 OOO에 대한 프리젠테이션을 시작하겠습니다."
이렇게 시작하는 PT는 아무리 청중이 PT를 들으러 왔다고 하더라도 너무 '갑자기' 시작하게 되는 것이다.

PT를 시작하기 전에는 몇 가지 순서가 있다.

인사
주의 환기
동기 부여
질의 응답 시간 안내
시작


이 중에서 제일 잘 빠뜨리는 부분이 아마 주의 환기가 아닌가 싶다.
프로페셔널한 프리젠터는 프리젠테이션 장소에 도착하는 순간까지 신문을 구석 구석 읽는다고 한다.(PT 자료를 공부하는 것이 아니라!) 자신이 하게 될 PT에 조금이라도 관련된 기사가 나왔는지 샅샅이 찾는 것이다. 그리고 그는 다음과 같이 PT를 진행한다.

"오늘 오면서 신문을 보니까, 이러 저러한 내용이 있었습니다. 저는 이런 내용들이 이번 사업과 아주 밀접히 관련되어 있다고 생각하며, 이번 사업을 성공리에 수행해서 이러 저러한 문제들은 다시 발생하지 않을 것이라는 것을 확신합니다...."

바로 PT에 들어가지 않고 주의를 한번 환기하는 것이다. 주의를 환기하는 방법으로는 앞서 얘기한 최근 기사의 인용 뿐만 아니라, 통계 자료 제시, 유머, 고사성어, 유명 인사의 멘트 인용, 청중에 대한 질문 등 여러 가지 방법이 있다. 다만 이런 방법들은 모두 그날 하게 될 PT와 연관성이 있어야 한다는 점이 가장 중요하다. 쓸데 없는 유머로 한번 웃기는 것은 별 도움이 안된다. 전혀 가능성이 없는 것처럼 보이는 내용도 그날 PT와 연관시키는 것이 프리젠터의 능력이다.

이런 방법들 중 청중에 대해 질문하는 방법도 매우 효과가 좋다. 대부분 생각하기에 감히 어떻게 먼저 질문할 수 있을까... 하고 생각할 수도 있지만 어렵지 않은 질문이라면 주의를 환기시키기에는 최고의 방법이라고 할 수 있다. 실제로 청중(고객)들도 그렇게 거부감을 가지고 있지 않다고 한다. 오히려 이렇게 먼저 질문을 하고 답변을 들으면서 긴장감이 어느 정도 풀어지고, PT에 자신감을 가질 수 있다. 왜냐하면 청중(보통 심사위원)과 시작하기 전에 벌써 대화를 나누었기 때문에 친밀감이 형성되었기 때문이다.

PT의 교본은 TV에서 매일 볼 수 있다. '그것이 알고 싶다'나 '역사 스페셜' 등과 같은 프로그램에서도 PT의 스킬을 볼 수 있겠지만, 가장 근접한 방송은 바로 '일기예보'이다. 요즘 일기예보를 살펴 보면 바로 날씨부터 얘기하지 않는다. 관련된 영상 자료가 짧게나마 먼저 뜨는 것이 일반적이다. 바로 시청자들의 관심을 끄는 부분이고 지금 얘기하고 있는 '주의 환기'라고 할 수 있다. 무엇보다 일기예보가 PT와 가장 근접한 기술들이 사용되고 있다는 것은 프리젠터(기상관)는 뒤에 차트를 청중(시청자)에게 보여 주면서 설명하고 있다는 것이다.
일기예보의 도식을 보라... 깔끔하다!! 시청자가 한눈에 알아보기 쉽다는 것이다. PT자료는 이렇게 만들어야 한다. 기상관을 보라.. 대부분 시청자를 쳐다 보고 있다. 도식을 보면서 설명할 때는 정확하고 안정된 손동작으로 말하는 부분을 가리킨다. 일기예보야 말로 PT의 교본이라고 할 수 있다.

질의 응답 시간은 두 가지 중 한가지를 선택해야 한다. 즉, 발표 후 질의 응답시간을 가질 것이니, 발표 중간에는 질문을 삼가하게 할 것인지, 아니면 발표 중 아무 때나 질문을 받을 것인지... 이 둘 중에 한 가지를 선택해야 한다. 프리젠테이션의 시간이 너무 한정되어 있거나, 질문을 받다가 PT를 잘 진행하지 못할 것 같은 우려가 있다면 앞의 방법으로 하고, 아니면 뒤의 방법으로 하는데, PT 당일의 상황과, 청중의 성향, 자신의 준비 정도 등에 따라서 결정되야 할 것이다.


출처 : 플랜 마스터 클럽
작성자 : 박재필
작성일 : 2002.04.18
공개설정 : 전체공개


------------------------------------------------------------------------------




프리젠테이션 시작을 멋지게 해서 일단 청중의 관심을 확 집중시켰다면, 일단 반은 성공... 남은 반을 성공하기 위해 몇가지 체크포인트로 점검하면서 리허설, 또 리허설을 반복하자.

1. 시선
한 문장에 청중 한 사람씩 골고루 시선이 가게끔 연습한다. 청중의 눈동자를 보기가 쉽지 않으면, 이마나 머리를 보는 것도 괜찮은 방법이다. 나중에는 의식적으로 시선을 분산시키려고 하지 않아도 자연스럽게 시선이 여기 저기 가게 될 것이다. 단어가 생각나지 않아 천정을 바라본다거나 하는 행동은 No...

2. 화술, 어투, 목소리...
말의 속도는 적당한 것이 좋지만, 굳이 느린 것과 빠른 것 중에 고르자면, 느린 것이 오히려 낫다. 그만큼 빠른 말투는 좋지 않다는 것이다. 빠른 말투는 자신이 긴장하고 있다는 것을 나타내며, 문장이 어법에 맞지 않을 가능성이 커질 뿐만 아니라, 명확한 단어의 발음이 힘들다. 시간이 얼마 남지 않았다고 해서 빠르게 말하고 지나가는 것은 No... 시간이 없다면 중요한 포인트만 천천히 발표하는 방식을 택해야지 모든 내용을 빠르게 전달하려고 하면 안된다. 청중은 하나도 이해하지 못할 것이다.
국어책을 읽듯이 문장의 강약, 속도가 일정하면 안된다. 강조할 부분에서는 확실히 세게 말해서, 강조하지 말아야 할 부분과 차별화 시켜야 하며 말의 속도 역시 일관된 것보다는 변화를 주는 것이 지루하지 않다. 예를 들어 약간 빠른 속도로 말하다가 갑자기 말을 천천히 하면서 낮은 목소리로 한다면, 청중은 긴장하고 들을 것이다.
말할 때는 pause를 이용해야 한다. 문장과 문장 사이를 아무런 쉼 없이 계속 이어 나가면 효과적인 PT를 진행할 수 없다. 문장이 끝날 때, 장표가 넘어 갈 때, 단원이 바뀔 때 등 적당하게 멈춰가면서 문장을 이어 나가야 한다.
하지만, 무엇보다 발표할 때 무엇보다 중요한 것은 자신감 있는 목소리인 듯 싶다.

3. 제스처
두 손을 앞으로 모으고 있으면 자신감이 없어보이고, 뒤로 모으고 있어도 보기 좋지 않다. 평상시에는 자연스럽게 팔을 내리고 있는 것이 좋다. 하지만 이 '자연스럽게'라는 것이 얼마나 힘든 것인지는 PT를 해본 사람이라면 알 것이다. 항상 손을 움직이는 버릇이 있기 때문에 손을 아래로 늘어뜨리고 있는 것은 정말 어색하기 그지없다.
그렇다고 PT 내내 손이 항상 같은 위치에 있어야 하는 것은 아니다. 화면의 일부분을 가리킬 때는 정확하게, 손은 뻗어서 가리키고 잠깐 멈춰 있다가 다시 내려야 한다. 발표할 때 손의 제스처가 도움이 될 때(예를 들면 '크다' 혹은 '작다'를 표시할 때 등)는 지체없이 손을 올려 이해를 도와야 한다. 손 제스처를 쓸 때 주의할 점은 손가락을 벌리면 안된다는 것이다. 거울 앞에 서서 손가락을 벌리고 제스처를 해 보라. 정말 정신 없다.
제스처는 손 뿐만 아니라 경우에 따라서는 발동작까지 이용한다. 무척 강조하고 싶을 때 손과 함께 한발 앞으로 나서서 강조된 억양으로 발표한다면 효과 만점...
혹 자신이 배가 나왔다고 생각한다면, 손을 배 부분에 살짝 얹고 있는 방법도 괜찮다. 배가 나왔는데 억지로 팔을 내리고 있으면 그 배가 너무 부각될테니까....

4. 자세
발은 어깨 넓이보다 약간 좁혀서 벌리는 것이 보기 좋다. (여자의 경우는 딱 붙이는 것이 보기 좋고..) 거울을 보고 가장 적당한 폭을 몸에 익혀야 한다. 너무 많이 벌려서 조폭같이 보이면 안되니까...


출처 : 플랜 마스터 클럽
작성자 : 박재필
작성일 : 2002.04.19
공개설정 : 전체공개


------------------------------------------------------------------------------


1. 전체 내용을 몇 문장으로 요약하라
PT 본문의 마지막 장표가 끝났을 때 엔터키를 누른다면 화면이 어떻게 되는가?
-. 까만 화면에 '슬라이드 쇼가 끝났습니다...'라는 문구가 위에 쪼끄맣게 나온다.
-. '감사합니다' 라는 큰 글씨와 악수하는 그림이 나온다.
-. 'Q&A(질문과 답변)'이라는 큰 글씨와 데스크에 앉아있는 사람이 나온다.
PT에 몇 번 참석해본 사람들이라면 위의 세가지 화면에 대해 무지 익숙할 것이다. PT가 끝났을 때 마무리하는 첫 단계로 위의 단계를 사용하는 것도 상황에 따라서는 나쁘지 않을 수는 있으나, 일단 'PT의 내용을 요약하라'고 강조하고 싶다.
10~20분간 장표를 넘어가면서 설명한 것을 다시 전체적으로 요약해서 말하려는 바를 분명하게 각인시켜야 한다. 시간이 있다면 이런 요약 장표를 만들어서 보여주면 좋고, 여유가 안된다면 PT의 맨 앞장(제목 부분...)을 copy해서 제일 뒤장으로 붙여 넣고 이 화면에서 요약 내용을 발표하는 것도 깔끔하다. (이게 우리가 국어시간에 배운 수미쌍관법이다!!)
프리젠터도 모든 장표를 외우고 있겠지만 갑자기 까만 화면이 나오는 것 보다는 이런 화면들을 준비하는 것이 덜 당황할 수 있다.

2. 박수를 즐겨라
PT 마무리의 순서는 개인별 상황별마다 다르겠지만
요약 -> 질문&답변 -> 맺음말 -> 인사순서가 깔끔하다.
대부분 질문&답변 -> 인사로 단축해서 끝나는데
청중에게 강한 인상을 심어 주기가 쉽지 않다.
예를 들어 다음 두가지의 case를 비교해 보자.

Case 1.
"더 질문이 없습니까?...
질문이 더 없으시다면 이상으로 OOO에 대한 발표를 마치도록 하겠습니다."


Case 2.
"더 질문이 없습니까?...
예전에 OOO는 이렇게 말했습니다.... 어쩌구 저쩌구... 이렇듯, 오늘의 이 짧은 발표가 OOO 회사에 있어서 큰 발전의 계기가 될 수 있는지는 바로 여러분의 현명하고 신속한 선택에 있고, 저희는 여러분의 성실한 동반자로서 이 사업을 성공적으로 이끌 것을 약속드립니다.... 감사합니다!"

자, 어떻게 다른가?
PT가 끝났을 때 청중의 반응이 '어, 끝났나..??' 하고 여기저기서 힘없는 산발적인 박수소리가 들린다면 그 PT는 실패한 것이다. '끝났구나!'라는 반응과 함께 동시에 박수가 터져야 성공한 PT다. 능력있는 프리젠터는 청중의 박수를 즐길 줄 알아야 한다고 한다. 청중의 박수를 즐기기 시작할 때 PT가 더 이상 공포가 아니라 하나의 즐거운 시간이 될 수 있다.
청중에게서 '끝났구나!'라는 반응을 한번에 이끌어 내려면 갑자기 PT를 끝내는 것 보다는 질문 답변 시간 후에 멋진 closing 멘트를 준비하는 것이 좋다. 앞의 글에서 opening 멘트가 효과적으로 사용되어야 한다고 말했 듯이 closing 멘트 역시 반드시 준비해야 하는 요소이다. 그 방식은 여러 가지가 있을 수 있고, 자신에게 가장 잘 맞는 방법을 개발해서 자연스러워질 수 있도록 훈련해야 한다.

3. 프로페셔널리즘
프로페셔널한 프리젠터라면 파워포인트의 기능에 세심하게 신경써서 익혀야 할 것이다. 질문/답변 시간에서 몇몇의 청중은 '그 아까 본 어떤어떤 화면에서...'라고 질문하는 경우가 있다. 이 때 화살표 키로 화면을 막 넘기면서 찾는다거나, 아예 PPT 본 화면으로 돌아와서 스크롤 하면서 찾는다거나 하는 것 보다는 미리 유인물 형식으로 인쇄를 해놓고 그 화면에 한번에 이동하는 것이 좋지 않을까? PT 중 원하는 화면으로 이동하려면 숫자+엔터 키이다. 여기서 숫자는 페이지 번호를 의미한다.
이런 작은 행위들 자체가 발표가 보다 깔끔하게 보이게 한다. PPT에는 잘 모르는 여러 가지 기능들이 숨어 있는데 시간이 날 때 그런 기법들을 찾아보고, 연습을 하도록 해야 한다.

4. PT의 끝은 언제인가?
PT의 시작과 끝은 언제인가? 스크린에 화면을 쏘면서부터 파일을 닫을 때까지..?
PT는 청중이 자신에게 주목하면서부터 그 시선이 끝날 때까지이다.
즉, 앞에 단상으로 걸어나가는 순간부터 다시 자리에 앉는 순간까지 PT라고 할 수 있다.
결국 앞에 나가서 노트북 세팅하는 행위 자체도 신경을 쓰고 연습해야 된다는 소리다.
마찬가지로 '감사합니다' 하구 인사를 꾸벅하고 다시 내려올 때도,
종종걸음으로 도망치듯 내려간다거나, 머리를 긁적인다거나, 한숨을 크게 내쉰다거나 하는 행위는 절대 금물이다. 자리에 다시 앉는 순간까지 사람들은 프리젠터를 보고 있음을 한시도 잊어서는 안된다.


출처 : 플랜 마스터 클럽
작성자 : 박재필
작성일 : 2002.04.20
공개설정 : 전체공개